قرارداد استخدام منشی از جمله مراحل حیاتی در فرایند استخدام است، چرا که دقت در تنظیم آن می‌تواند تأثیر زیادی بر روند کاری شرکت داشته باشد؛ اما قبل از امضای قرارداد، به چند نکته توجه کنیم. این نکات به ما کمک می‌کنند که فرد مناسب را برای این کار انتخاب کنیم و مطمئن شویم همه چیز به درستی پیش می‌رود. قرارداد استخدام منشی نه تنها وظایف و مسئولیت‌های منشی را مشخص می‌کند، بلکه باعث می‌شود توقعات هر دو طرف – کارفرما و منشی – روشن و شفاف باشد. در این مقاله به مواردی می‌پردازیم که باید قبل از امضای این قرارداد مهم در نظر بگیریم تا انتخاب درستی داشته باشیم و از مشکلات جلوگیری کنیم.
وظایف و مسئولیت‌های منشی؛ چه مواردی را در قرارداد باید ذکر کنیم؟
برای اینکه کارها بین کارفرما و منشی به درستی پیش برود، باید وظایف و مسئولیت‌های منشی را به طور دقیق در تنظیم قرارداد ذکر کنیم. این وظایف شامل کارهایی است که منشی هر روز باید انجام دهد؛ مثل جواب دادن به تلفن‌ها، تنظیم قرار ملاقات‌ها، مرتب کردن مدارک و کمک به کارهای اداری. وقتی این موارد را در قرارداد می‌نویسیم، دیگر هر دو طرف می‌دانند که چه انتظاری از یکدیگر دارند و از بروز سوءتفاهم جلوگیری می‌شود. با این کار، هم منشی وظایف خود را بهتر می‌شناسد و هم کارفرما مطمئن می‌شود که کارها به خوبی پیش می‌رود. برای مثال، اگر در قرارداد استخدام منشی مطب منشی قرار است مسئول هماهنگی با بیماران باشد، باید این مسئولیت به‌طور واضح در قرارداد مشخص شود.
شرایط استخدام منشی؛ پاره‌وقت یا تمام‌وقت
برای استخدام منشی، باید در نمونه قرارداد به‌طور دقیق مشخص کنیم که آیا قرار است منشی پاره‌وقت کار کند یا تمام‌وقت. این بخش از قرارداد بسیار مهم است چون روی همه چیز تأثیر می‌گذارد؛ از حقوق و مزایا گرفته تا تعهدات منشی و کارفرما. اگر در قرارداد بنویسیم که منشی پاره‌وقت است، یعنی ساعات کاری مشخصی دارد و فقط در آن زمان‌ها مسئولیت انجام وظایف خود را دارد، اما اگر در قرارداد ذکر شود که منشی تمام‌وقت است، یعنی تمام روزهای کاری را در اختیار شرکت خواهد بود. این نکته باعث می‌شود تا بعداً هیچ‌گونه سوءتفاهمی درباره زمان حضور منشی و دستمزدش پیش نیاید. پس نوشتن این بخش از قرارداد با دقت، هم به منشی کمک می‌کند که برنامه کاری خود را بهتر بداند و هم خیال کارفرما را از تعهد منشی راحت می‌کند.
حقوق و مزایای قانونی منشی؛ چه تعهداتی بر عهده کارفرماست
در قرارداد های کاریابی، به ویژه در مورد استخدام منشی، کارفرما وظایف و تعهداتی نسبت به پرداخت حقوق و مزایای منشی دارد. این حقوق شامل دستمزد منشی برای کاری است که انجام می‌دهد و باید طبق توافق هر ماه پرداخت شود. همچنین، مزایای قانونی دیگری مثل بیمه و مرخصی نیز وجود دارد که کارفرما موظف است آن‌ها را فراهم کند. به‌عنوان مثال، بیمه به منشی اطمینان می‌دهد که در صورت بروز مشکل، از حمایت برخوردار است. مرخصی نیز به او این امکان را می‌دهد که در مواقع ضروری یا برای استراحت، بدون نگرانی از دست دادن کار، از محل کار خود مرخص شود. تعیین دقیق این تعهدات در قراردادهای کاریابی، باعث می‌شود هم منشی و هم کارفرما بدانند که چه حقوق و مزایایی برای منشی در نظر گرفته شده و هر دو طرف نسبت به مسئولیت‌های خود آگاه باشند.
شرایط کاری منشی؛ چگونه ساعت کاری را به‌درستی در قرارداد تعیین کنیم
برای تنظیم ساعت کاری منشی در قرارداد، باید به‌طور دقیق مشخص کنیم که او چه روزها و ساعاتی در محل کار حضور داشته باشد. این بخش از قرارداد اهمیت زیادی دارد، چون منشی و کارفرما هر دو باید بدانند که چه زمانی متعهد به حضور و انجام کار هستند. برای مثال، می‌توان در قرارداد استخدام منشی مطب نوشت که منشی هر روز از ساعت ۸ صبح تا ۴ بعدازظهر در مطب حضور داشته باشد، یا اگر پاره‌وقت است، ساعات خاصی از روز را به کار بپردازد. همچنین، باید تعیین کنیم که آیا ساعت کاری منشی شامل اضافه‌کاری نیز می‌شود یا خیر و در صورت نیاز به اضافه‌کاری، شرایط و دستمزد آن چطور محاسبه خواهد شد.
شرایط فسخ قرارداد استخدام منشی؛ چه مواردی باید در قرارداد مشخص شود
در قرارداد استخدام منشی، باید شرایطی برای فسخ قرارداد مشخص شود تا اگر به هر دلیلی کارفرما یا منشی بخواهد به همکاری پایان دهد، بدانند چه مراحلی را طی کنند. برای مثال، قرارداد می‌تواند شامل شرایطی باشد که در صورت وقوع آن‌ها، امکان فسخ فراهم شود. برخی از این شرایط ممکن است به شکل زیر در قرارداد ذکر شوند:
- اگر منشی وظایف و مسئولیت‌های خود را به درستی انجام ندهد.
- اگر منشی بدون اطلاع و برای مدت طولانی از محل کار غیبت کند.
- در صورت عدم پایبندی منشی به مقررات تعیین شده در شرکت.
- اگر منشی در پایان دوره آزمایشی نتواند انتظارات کارفرما را برآورده کند.
- اگر منشی و کارفرما هر دو به این نتیجه برسند که همکاری را ادامه ندهند.
این موارد در قرارداد باعث می‌شود که اگر مشکلی پیش آمد، هر دو طرف به شکل مشخص و قانونی اقدام کنند و دچار سردرگمی نشوند.
بندهای محرمانگی در قرارداد منشی
در قرارداد استخدام منشی، بندهای محرمانگی اهمیت زیادی دارند، چون منشی ممکن است به اطلاعات حساس و خصوصی شرکت دسترسی داشته باشد.
از جمله مواردی که معمولاً در این بندها ذکر می‌شود،
- اطلاعات مربوط به مشتریان و همکاران است؛ یعنی منشی نباید اطلاعاتی مانند نام، شماره تماس یا قراردادهای آن‌ها را در اختیار دیگران قرار دهد.
- اسناد و مدارک مالی نیز بخش مهمی از این بندهای محرمانگی است. منشی باید بداند که اطلاعات مالی، مثل حساب‌ها و فاکتورها، جزو موارد حساس شرکت هستند و نباید آن‌ها را فاش کند.
- همچنین، برنامه‌ها و پروژه‌های شرکت، که ممکن است شامل اطلاعاتی درباره برنامه‌های آینده یا پروژه‌های در دست اجرا باشد، باید محفوظ بمانند.
در نهایت، اگر منشی به اطلاعات شخصی کارمندان دسترسی دارد، این اطلاعات نیز باید به‌طور کامل محرمانه بماند و از انتشار آن‌ها جلوگیری شود.
دوره آزمایشی برای منشی
دوره آزمایشی در قرارداد استخدام منشی یکی از بخش‌های مهمی است که باید به دقت مشخص شود. این دوره به منشی و کارفرما فرصت می‌دهد تا یکدیگر را بهتر بشناسند و از نظر عملکرد، سازگاری و توانایی‌ها ارزیابی کنند. در این دوره که معمولاً یک یا دو ماه طول می‌کشد، کارفرما می‌تواند بررسی کند که آیا منشی به درستی وظایف خود را انجام می‌دهد و آیا با فرهنگ و نیازهای شرکت هماهنگ است یا خیر. از سوی دیگر، منشی هم می‌تواند ارزیابی کند که آیا شرایط کاری و محیط کار مناسب او است.
در قرارداد باید دقیقا مشخص شود که چه مواردی در دوره آزمایشی ارزیابی خواهد شد و در پایان این دوره چه تصمیمی گرفته می‌شود. برای مثال، اگر منشی عملکرد خوبی داشته باشد، قرارداد به‌طور رسمی ادامه می‌یابد. اما اگر منشی نتواند انتظارات کارفرما را برآورده کند، امکان فسخ قرارداد وجود دارد. همچنین، مدت زمان دوره آزمایشی باید در قرارداد ذکر شود و مشخص شود که در این مدت، شرایط مانند حقوق و وظایف به چه صورت خواهد بود.
دانلود قرارداد استخدام منشی
اگر شما به دنبال یک قرارداد استخدام منشی هستید، می‌توانید از خدمات تنظیم دات کام استفاده کنید. تنظیم یک پلتفرم آنلاین است که به شما این امکان را می‌دهد تا قراردادهای حقوقی را به‌صورت سریع و آسان دریافت کنید. این پلتفرم به‌عنوان منبعی معتبر، بانک نمونه قراردادهای مختلف را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید آن‌ها را به‌صورت فایل‌های Word و PDF دانلود کنید. این قراردادها شامل تمامی موارد ضروری برای تنظیم یک قرارداد استخدام منشی هستند و به شما کمک می‌کنند تنها با چند کلیک ساده قرارداد مورد نیاز خود را داشته باشید.
در صورتی که به طراحی و تنظیم قرارداد خاصی نیاز دارید یا اگر قصد دارید قرارداد خود را بررسی کنید، خدمات مشاوره حقوقی تنظیم دات کام آماده است تا به شما کمک کند. این موسسه همیشه در کنار مشتریان خود بوده و در شرایط مختلف حقوقی، پشتیبانی لازم را فراهم می‌کند.
سوالات متداول در مورد قرارداد استخدام منشی
آیا قرارداد استخدام منشی باید شامل بیمه باشد؟
بر اساس قانون، کارفرما موظف است بیمه تأمین اجتماعی منشی را پرداخت کند، مگر اینکه منشی به‌طور مستقل بیمه خود را داشته باشد. این موضوع باید در قرارداد ذکر شود.
آیا منشی می‌تواند در صورت بیماری مرخصی استعلاجی بگیرد؟
منشی در صورت بیماری حق گرفتن مرخصی استعلاجی دارد. در قرارداد باید به‌طور مشخص ذکر شود که این مرخصی به چه شکل محاسبه می‌شود و آیا حقوق او در این مدت کاهش خواهد یافت یا خیر.
آیا می‌توانیم شرایط قرارداد استخدام منشی را تغییر دهیم؟
تغییرات در قرارداد استخدام منشی امکان‌پذیر است، اما این تغییرات باید با توافق هر دو طرف (کارفرما و منشی) انجام شود و به‌طور کتبی ثبت گردد تا در آینده مشکلی پیش نیاید.
